Règlements généraux

CYCLEPOP

RÈGLEMENTS GÉNÉRAUX

RÈGLEMENT 1 – LE CLUB
RÈGLEMENT 2 – MEMBRES
RÈGLEMENT 3 – ASSEMBLÉES DES MEMBRES
RÈGLEMENT 4 – CONSEIL D’ADMINISTRATION
RÈGLEMENT 5 – OFFICIERS
RÈGLEMENT 6 – RESPONSABILITÉ DES ADMINISTRATEURS
RÈGLEMENT 7 – SIGNATAIRES OFFICIELS
RÈGLEMENT 8 – COMITÉS
RÈGLEMENT 9 – DIRECTION GÉNÉRALE
RÈGLEMENT 10 – DISPOSITIONS FINANCÈRES
RÈGLEMENT 11 – CHANGEMENTS AUX RÈGLEMENTS GÉNÉRAUX
RÈGLEMENT 12 – DISSOLUTION DU CLUB

ADOPTÉ le 10 mars 2016 – RÉVISÉ le 22 novembre 2018

RÈGLEMENT 1 – LE CLUB

Identification : CLUB CYCLISTE CYCLE POP (ci-après « CYCLEPOP » ou le « Club ») est un organisme sans but lucratif (OSBL) en vertu de la Partie III de la Loi sur les compagnies du Québec dont le siège social est situé au 4179 rue St-Dominique, Montréal.
Objectifs : Le Club est une association à vocation cyclosportive dont l'objectif principal est de permettre à ses membres de rouler en peloton et d'apprendre à sillonner à vélo dans une ambiance dynamique, sécuritaire et dans le plaisir. Le Club propose à ses membres des sorties hebdomadaires et mensuelles, des camps d’entraînement et des voyages. Toute sortie organisée par le Club (une « Sortie ») figure au calendrier officiel et se déroule sur une journée unique.
Fonctionnement : Le fonctionnent du Club est seulement possible grâce à l’implication importante de nombreux membres bénévoles (un « Bénévole »). Les activités et la gouvernance du Club sont encadrées par un conseil d’administration (le « Conseil d’administration ») où chaque administrateur est responsable d’un comité organisateur permanent du Club. Tout Bénévole préalablement actif au sein d’un Comité organisateur permanent peut devenir responsable d’un comité (un « Responsable de comité »). Seul un Responsable de comité peut être nominé pour siéger au Conseil d’administration, dont l’élection formelle devra respecter les règlements généraux du Club.

Sommaire
1. Membre régulier
2. Bénévole d’un comité organisateur
3. Responsable d’un comité organisateur
4. Nomination de l’administrateur par le Conseil d’administration
5. Élection de l’administrateur par les membres
6. Administrateur = Responsable d’un comité organisateur

RÈGLEMENT 2 - MEMBRES

Catégorie : Le Club comprend cinq (5) catégories de membres : membre régulier, membre chef de peloton, membre fondateur, membre invité et membre inactif. Chaque catégorie est décrite ci-dessous.
- Membre régulier : Toute personne âgée de 18 ans et plus dont l’admission a été confirmée par le conseil d’administration et ayant payé sa cotisation peut être membre du Club. Le membre régulier doit cependant être en mesure de rouler à la vitesse minimale statuée par la direction du Club pour la plupart des sorties, sous peine de voir son privilège de membre régulier être révoqué par le Conseil d’administration, sur recommandation des chefs de peloton.
- Membre chef de peloton : Encadre les membres réguliers dans l’une ou l’autre des catégories de vitesse durant la saison cycliste officielle. Ce membre respecte lui-même les règlements du Club et s’assure de la sécurité et du respect du règlement du Club par les membres réguliers, ainsi que de la formation des nouveaux membres. Ces personnes sont nommées par le conseil d’administration et doivent suivre une courte formation.
- Membre fondateur : Personne ayant fondé le Club à ses débuts et contribué significativement à son développement depuis plusieurs années. Les deux membres fondateurs sont Robert Voyer et Marc-André Genest.
- Membre invité : Membre parrainé par un membre régulier qui possède un minimum d’expérience de vélo de route et accepte de se conformer aux règlements du Club. Il doit signer une décharge de responsabilité. Le membre régulier doit parrainer son invité en roulant avec lui dans la catégorie jugée la plus appropriée par un chef de peloton. Le chef de peloton doit être avisé avant le départ de la présence du membre invité. Le Club accorde une (1)sortie aux membres invités. Le membre invité qui veut continuer de rouler avec le Club doit faire une demande officielle pour être membre régulier pour l’année suivante.
- Membre inactif : Tout membre ayant déjà payé une cotisation annuelle au Club au cours d’une ou de plusieurs années antérieures. Ce membre ne bénéficie d’aucun privilège d’inscription et donc de participation aux activités cyclistes, mais peut s’inscrire à certaines activités sociales du Club, comme les fêtes de début ou de fin d’année ou les activités de financement, en acceptant de se soumettre aux conditions propres à chacune de ces activités. Un membre inactif n’ayant pas été radié ou suspendu par les autorités du Club peut réintégrer le Club à une année ultérieure s’il paie sa cotisation et respecte le règlement du Club.
Procédure d’admission : Toute personne âgée de 18 ans et plus et qui désire devenir membre du Club doit présenter une demande au moyen du formulaire en ligne prévu à cette fin. La demande d’adhésion doit obligatoirement être accompagnée de la cotisation annuelle. Après vérification de la demande d’adhésion, le Conseil d’administration confirme l’admission du membre. Seuls les membres en règle peuvent participer aux activités du Club.
Cotisation annuelle : Le Conseil d’administration détermine, par résolution, le montant de la cotisation annuelle à être versée au Club par les membres. Les cotisations ne sont jamais remboursables.
Droits et privilèges : Les droits et privilèges des membres en règle sont les suivants :
- Participation à toutes les activités du Club, lesquelles demeurent toutefois sujettes en priorité aux conditions, restrictions et frais relatifs à chaque activité.
- Droit de vote aux assemblées générales s’il est inscrit à la saison en cours 15 jours précédents la tenue de l’assemblée.
- Droit de présenter sa candidature à titre de membre du Conseil d’administration.
Suspension ou radiation : Le Conseil d’administration peut, par résolution majoritaire, suspendre pour une période qu’il détermine ou encore radier définitivement tout membre qui commet un acte jugé indigne ou contraire à la mission et aux objectifs poursuivis par le Club, ou qui enfreint les règles de sécurité et met d’autres membres en danger. Ce membre devra avoir la possibilité de faire valoir son point de vue au Conseil d’administration avant qu’une décision soit prise.
Liste des membres : Une liste complète du nom et prénom des membres réguliers approuvée par le Conseil d’administration sera en tout temps disponible pour consultation par l’ensemble des membres.

RÈGLEMENT 3 - ASSEMBLÉES DES MEMBRES

Assemblée générale annuelle : L’assemblée générale annuelle des membres du Club a lieu chaque année avant le 31 décembre à une date déterminée par résolution du Conseil d’administration. L'Assemblée générale annuelle des membres réguliers a pour objectifs de présenter un bilan des activités de le saison active; présenter un estimé préliminaire des résultats financiers de la saison active; présenter les états financiers de la saison précédente approuvés par le Conseil d’administration; élire les membres du Conseil d'administration pour la prochaine saison; étudier et modifier, s’il y a lieu, tout règlement devant être sanctionné par ladite assemblée. De plus, l’Assemblée générale annuelle peut être appelée à étudier, traiter et résoudre toute autre affaire jugée appropriée à être inscrite à l’ordre du jour.
Assemblée générale spéciale : Une Assemblée générale spéciale des membres du Club peut être convoquée en tout temps par résolution du Conseil d'administration, lors de l’Assemblée générale annuelle, ou si une pétition à cet égard rallie au moins 10 % des membres réguliers du Club.
Avis de convocation : Un avis de convocation spécifiant le lieu, la date et l’heure sera transmis à chaque membre réguliers du Club par voie électronique, à l’adresse telle qu'elle apparaît aux registres du Club, et ce, au moins quinze (15) jours avant la date fixée pour une telle assemblée. Dans le cas d’une pétition, si le Conseil d’administration ne convoque pas une Assemblée
générale spéciale des membres réguliers après un délai de quinze (15) jours de la réception d’une telle demande, l'Assemblée générale spéciale peut être convoquée par dix (10) membres dont le nom apparaît sur la pétition; l’avis écrit électronique sera distribué aux frais du Club. L’avis de convocation indiquera en termes généraux toute affaire devant être étudiée, traitée ou résolue lors de cette assemblée générale, et devra inclure tout changement proposé aux règlements généraux.
Lieu : L’Assemblée générale spéciale des membres peut être tenue au siège social du Club ou à tout autre endroit dans la ville de Montréal.
Quorum : La présence de dix pour cent (10 %) des membres réguliers du Club constitue un quorum pour les assemblées générales. S’il n'y a pas quorum à une assemblée, un ou plusieurs des membres réguliers présents peuvent ajourner l'assemblée à une date ultérieure sans autre avis que celui donné à l'assemblée. Ce ou ces membres pourront effectuer d'autres ajournements jusqu'à ce qu'il y ait quorum. Toute affaire qui aurait pu être discutée à la première assemblée ajournée peut être légalement traitée à toute autre assemblée ajournée subséquente pourvu qu'il y ait quorum.
Procès-verbaux : Les procès-verbaux de ces réunions doivent être disponibles pour consultation auprès des membres à l’intérieur d’un délai de trois (3) mois après la réunion et peuvent être consultés sur demande seulement.
Réunion et procédure de vote : Le président de toute assemblée générale des membres rappellera les procédures à suivre pour toute affaire et sa décision sera appliquée pour tous les membres. Il peut nommer une ou plusieurs personnes comme scrutateurs à l'assemblée. Il n'est pas nécessaire que ce ou ces scrutateurs soient membres, ni le président de l’assemblée. Le président doit en revanche bien maîtriser la procédure des assemblées délibérantes.
1. L’assemblée des membres réguliers peut convenir, pour chaque question soumise, si le vote doit être effectué à main levée ou par scrutin.
2. Dans le cas où le vote est également partagé, un deuxième vote sera proposé à l’assemblée. Si le vote est à nouveau partagé, le président de l'assemblée devra briser l’égalité du vote par un pouvoir discrétionnaire ponctuel. Toute proposition soumise, secondée, votée puis acceptée par la majorité des membres réguliers présents aux assemblées est considérée comme approuvée par les membres du Club, sauf dans le cas où une plus grande majorité est requise ou exigée par la loi, par les lettres patentes du Club, par les lettres patentes supplémentaires ou en vertu des règlements.
3. Une déclaration est émise par le président de l'assemblée des membres selon laquelle une résolution est adoptée, adoptée à l'unanimité ou à majorité; ou qu’une résolution ait été rejetée ou n’ait pas été adoptée par une majorité, et est donc une preuve définitive de la décision prise.
4. Le président de l'assemblée des membres a le pouvoir, en tout temps au cours des débats, d'ajourner l’assemblée et il ne sera pas nécessaire de donner un avis pour ajourner cette assemblée. Dans le cas d'un tel ajournement, toute affaire qui aurait pu être étudiée, traitée ou résolue à l'assemblée d’origine pourrait toujours être étudiée, traitée ou résolue au cours de l'assemblée qui remplace l'originale.
5. Première rencontre du conseil d'administration : immédiatement après l'assemblée générale annuelle des membres, une première réunion du Conseil d’administration des nouveaux administrateurs élus et présents est tenue sans qu'il soit nécessaire de donner un avis, pourvu qu'ils constituent un quorum, aux fins d’attribuer les titres, rôles et responsabilités et de traiter de toute autre affaire pouvant être à l'ordre du jour.

RÈGLEMENT 4 - CONSEIL D’ADMINISTRATION

Nombre d’administrateurs : Le Club sera administré par un conseil d’administration composé au minimum de cinq (5) membres et au maximum de sept (7) membres.
Rencontres : Un minimum de quatre (4) réunions du Conseil d’administration doit être tenu annuellement.
Éligibilité et durée du mandat : Chaque administrateur sera élu à l'assemblée générale annuelle des membres (sauf pour combler un poste vacant) par une majorité (50 %+1) des votes recueillis à l'assemblée à laquelle une telle élection a lieu. Un administrateur doit être un Membre Régulier pour toute la durée de son mandat. Chaque administrateur est élu pour un mandat de deux (2) ans, à moins que son poste ne devienne vacant pour cause valable. Un membre sortant est admissible à une réélection, mais seulement s’il est jugé qualifié. Le nombre maximal de mandats est de trois (3), à moins d’une permission par voie de résolution par l’assemblée générale des membres. Un administrateur qui a siégé pendant trois (3) mandats peut être réélu après qu’une période d’un (1) an minimale se soit écoulée.
Nominations : Le Conseil d’administration préparera une liste de nominations pour les postes vacants qui sera adoptée à l'assemblée générale annuelle. Tout Membre Régulier peut présenter sa candidature au Conseil d’administration avant la tenue de l’Assemblée générale annuelle. La candidature des membres présentement actifs au sein de l’un des comités organisateurs sera privilégiée.
Quorum : Quatre (4) administrateurs constituent un quorum pour les séances du Conseil d'administration. Au cours de toute séance du Conseil d'administration où il y a quorum, les pouvoirs et pouvoirs discrétionnaires que les règlements du Club confèrent ou reconnaissent aux administrateurs peuvent être dûment exercés, sans restriction. L’ordre du jour de chaque réunion du Conseil d'administration est approuvé par la majorité des administrateurs présents au moment de la tenue de ladite réunion.
Destitution des administrateurs : Tout administrateur peut être destitué pour cause valable au cours d’une séance du Conseil d'administration par une majorité de votes des membres présents. Par résolution au cours de cette assemblée ou à toute assemblée subséquente, un autre administrateur dûment qualifié peut être élu en remplacement de ce dernier (administrateur intérimaire). Cette décision sera ratifiée lors de la prochaine Assemblée générale annuelle et sera valide pour un mandat complet ou jusqu’au renouvellement du conseil d’administration. L’administrateur en en cause devra avoir la possibilité de faire valoir son point de vue avant qu’une décision soit prise.
Démission d’un administrateur : Un administrateur peut démissionner de son poste (i) en présentant une lettre de démission au président du Conseil d’administration ou (ii) en présentant sa démission lors d’une réunion du Conseil d’administration et qui sera notée dans les procès-verbaux. La démission d’un administrateur est effective dès sa réception et son poste devient vacant séance tenante. L’administrateur démissionnaire demeure tenu de ne pas révéler le contenu des séances ayant pu être tenues à huis-clos durant son mandat.
Postes vacants et administrateurs additionnels : En cas d'augmentation du nombre d'administrateurs ou dans le cas d'un poste vacant au Conseil d’administration, les administrateurs en fonction peuvent élire un ou plusieurs nouveaux administrateurs parmi les membres possédant les qualifications nécessaires. Un administrateur ainsi choisi fera partie du Conseil d'administration jusqu'à sa ratification à l’assemblée générale annuelle. Rien n’empêche qu’un administrateur choisi de cette façon soit réélu. Si tous les postes d’administrateurs deviennent vacants pour quelque cause que ce soit, tout membre peut convoquer une Assemblée générale spéciale des membres du Club. Un Conseil d’administration intérimaire peut être élu et ces derniers demeureront en poste jusqu’à l’élection respective de leurs successeurs.
Rémunération et remboursements : Aucun administrateur ne recevra de rémunération en numéraire relative à l’exercice de ses fonctions. Les administrateurs ont droit au remboursement de dépenses valides encourues relativement aux affaires du Club.
Résolutions : Toutes les résolutions des administrateurs doivent être faites, décrétées et approuvées par vote lors de réunions tenues en bonne et due forme. Les administrateurs peuvent, si tous sont d’accord, participer à une réunion du Conseil d’administration à l’aide de moyens permettant à tous les participants de communiquer entre eux, notamment par téléphone, par courriel ou par vidéo-conférence. Un administrateur participant à la réunion à l’aide d’un tel moyen est réputé y avoir assisté.
Pouvoirs généraux des administrateurs : Les administrateurs administrent les affaires du Club en toutes circonstances et approuvent en son nom tous les contrats que le Club peut approuver légalement. Les administrateurs peuvent exercer les droits et pouvoirs que le Club est autorisé à exercer en vertu de la loi, des lettres patentes ou des lettres patentes supplémentaires. Ce qui doit expressément être traité lors de l’assemblée générale annuelle peut l’être par le Conseil d'administration, mais sera sujet aux restrictions prévues au Règlement 12a. Les administrateurs peuvent également administrer, par tout autre moyen, les affaires du Club. Tous les actes posés par le Conseil d’administration ou par un administrateur sont valides, même si l’on découvre par après que le Conseil d’administration ou l'un des administrateurs était intérimaire.
Sessions à huis clos et confidentialité : Chaque administrateur doit respecter la confidentialité des délibérations et des décisions prises lors des séances du Conseil d'administration de même que les situations qui mènent à de telles délibérations ou décisions. Pour les mêmes raisons, le Conseil d'administration peut convenir, en tout temps, de délibérer à huis clos et les procès verbaux de telles réunions ne seront pas d’ordre public.
Contrats avec les administrateurs : Le Club peut passer des contrats ou transiger avec un ou plusieurs de ses administrateurs ou avec toute firme, corporation ou association dont un ou plusieurs de ses administrateurs sont membres, actionnaires ou employés. Des tels contrats ou transactions sont valides même si cette entreprise a des intérêts contraires à ceux du Club, pourvu qu’un administrateur déclare son intérêt au Conseil d'administration et s’abstienne de voter lorsqu’il s’agit d’un contrat auprès de cette entreprise pour laquelle il pourrait y avoir un conflit d’intérêts. Ces contrats ou transactions devront être divulgués dans les états financiers annuels du Club.
Conflit d’intérêts : Un conflit d’intérêts se définit par une situation dans laquelle un administrateur, lui-même ou une autre personne, tente de promouvoir un intérêt privé ou personnel qui résulterait, ou semblerait résulter, en une interférence avec l’objectif dans l’exercice de ses responsabilités d’administrateur et/ou un gain ou un avantage en vertu de sa position au sein du conseil d'administration. Si un administrateur s’aperçoit qu’un conflit d’intérêts ou l’apparence d’un conflit d’intérêts existe suite à ses relations personnelles, professionnelles ou financières, ou a la possibilité de devenir un conflit d’intérêts, ce dernier doit en informer le Conseil d'administration, qui tranchera sur l’existence d’un tel conflit. Après qu’une situation de conflit d’intérêts a été signalée au Conseil d'administration, les options suivantes s’offrent à ce dernier :
- Exiger de l’administrateur de remédier à la situation;
- Exiger de l’administrateur de s’absenter de toute discussion où le conflit d’intérêts existe;
- Accepter la démission de l’administrateur;
- Destituer l’administrateur de ses fonctions, en accord avec le Règlement 4(f).

RÈGLEMENT 5 – OFFICIERS

Officiers : Les officiers du Club sont le président, le vice-président, le trésorier, le secrétaire ou tout autre officier que le Conseil d’administration nomme. Les officiers du Club exercent respectivement les pouvoirs et mandats et remplissent les fonctions, en plus de ceux stipulés dans le présent règlement, que le Conseil d’administration déterminera de temps à autre. La même personne ne peut cumuler les fonctions de président et de vice-président, mais peut cumuler plus de deux (2) fonctions. Seul le président ne peut toutefois occuper plus d’une fonction au sein du conseil.
Nominations : Les président, vice-président, secrétaire, trésorier et autres officiers sont nommés annuellement par le Conseil d’administration lors de sa première réunion tenue après l'Assemblée générale annuelle des membres actifs. En cas d'absence d’un officier du Club ou pour toute autre raison que les administrateurs jugeront suffisante, les administrateurs pourront déléguer, pendant l'absence d’un officier, ses pouvoirs ou mandats à tout autre officier ou administrateur.

RÈGLEMENT 6 – RESPONSABILITÉ DES ADMINISTRATEURS

Aucun administrateur ou officier n’est tenu responsable des actes d’un autre administrateur, officier ou employé. Aucun administrateur ou directeur n’est responsable pour la perte ou les dommages encourus dus à une faillite, une insolvabilité ou un acte de mauvaise foi d’une personne, d’une entreprise ou d’une corporation faisant affaire avec le Club. Aucun administrateur ou directeur n’est responsable pour une perte subie par inadvertance, une erreur de jugement ou pour un geste posé dans ses fonctions de représentant du Club, à moins d’un acte frauduleux, de malhonnêteté, de négligence ou de mauvaise foi.

RÈGLEMENT 7 – SIGNATAIRES OFFICIELS

Les documents nécessitant la signature de l’organisme doivent être signés par deux (2) administrateurs dûment élus du Club ou un (1) administrateur et le directeur général.
Le Conseil d’administration nommera 3 personnes signataires par résolution pour avoir en tout temps au minimum deux signataires.

RÈGLEMENT 8 – COMITÉS ORGANISATEURS

Comités organisateurs : Le Conseil d’administration devra créer les comités organisateurs requis pour soutenir les activités du Club et choisir un administrateur responsable pour chacun de ces comités.
Responsable de comité : Selon les balises déterminées par le Conseil d’administration, il sera la responsabilité de chaque administrateur de coordonner les activités et les membres bénévoles d’au moins un (1) comité, et assurer un suivi régulier du travail effectué et des accomplissements auprès du Conseil d’administration.
Comités permanents : Les comités organisateurs permanents du Club sont :
- Comité Chefs de peleton
- Comité Balisage
- Comité Communications
- Comité Finances
- Comité Vêtements
- Comité ClubHouse
Comités ad hoc : Le Club peut créer d’autres comités, permanents ou temporaires par résolution du Conseil d’administration. Chaque comité doit présenter un rapport sommaire du travail effectué et des accomplissements durant l’exercice financier et trente (30) jours avant l’Assemblée générale annuelle. Au moment où le Conseil d'administration jugera que la mission du comité a été accomplie, le comité pourra être dissout par voie de résolution.

RÈGLEMENT 9 – DIRECTION GÉNÉRALE

Directeur général : Un directeur général peut être choisi et nommé par le Conseil d’administration. Il est directement imputable envers le Conseil d’administration. Le Directeur général doit suivre les directives du Conseil d’administration et honorer les activités définies dans son contrat, rédigé par le Conseil d’administration.
Rôle : Le Directeur général assiste le Conseil d’administration sans droit de regard ou de vote, mais il est membre ex officio de tous les comités relatifs à la programmation et à la bonne marche du Club.

RÈGLEMENT 10 – DISPOSITIONS FINANCÈRES

Dispositions financières : L’exercice financier du Club se termine le 31 décembre de chaque année. Celle-ci peut être modifiée par résolution du Conseil d’administration.
Effets bancaires : Les chèques et les autres documents légaux et négociables peuvent être déposés, acceptés, endossés et signés par deux (2) des membres suivants : Le Président, le Vice Président, le Trésorier ou le Directeur général.
Institution financière : Les fonds du Club sont versés dans un compte bancaire dans une institution choisie par le conseil d’administration.
Utilisation des fonds : Les fonds du Club doivent être utilisés pour permettre l’atteinte des objectifs.

RÈGLEMENT 11 – CHANGEMENTS AUX RÈGLEMENTS GÉNÉRAUX

Tout changement aux règlements généraux devra être annoncé lors de l’avis de convocation pour une assemblée générale des membres.
Tout changement aux règlements généraux, pour être accepté, devra recueillir le vote des deux tiers des membres réguliers présents lors de cette assemblée. Tout amendement apporté aux règlements généraux entre en vigueur immédiatement après son adoption par l’assemblée générale des membres.

RÈGLEMENT 12 – DISSOLUTION DU CLUB

Le Club peut être dissout si:
- il y a manque de fonds pour poursuivre les activités du Club;
- d’autres raisons identifiées.
La décision de dissoudre le Club doit être rendue lors d’une Assemblée générale annuelle ou d’une Assemblée générale spéciale convoquée selon les règlements.

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